Khiếu nại hành chính là việc công dân, cơ quan, tổ chức hoặc cán bộ, công chức theo thủ tục do Luật Khiếu nại, tố cáo quy định đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định hành chính, hành vi hành chính hoặc quyết định kỷ luật cán bộ, công chức khi có căn cứ cho rằng quyết định hoặc hành vi đó là trái pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.
Quyết định hành chính, hành vi hành chính bị khiếu nại là quyết định hành chính, hành vi hành chính có căn cứ cho rằng quyết định hoặc hành vi đó là trái pháp luật, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, cơ quan hoặc tổ chức nào đó.
Theo quy định tại khoản 10, Điều 2 của Luật khiếu nại, tố cáo thì: " Quyết định hành chính là quyết định bằng văn bản của cơ quan hành chính nhà nước hoặc của người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính nhà nước được áp dụng một lần đối với một hoặc một số đối tượng cụ thể về một vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý hành chính".
Như vậy một quyết định hành chính có thể bị khiếu nại khi có đủ 3 yếu tố sau:
- Là quyết định bằng văn bản;
- Là quyết định của cơ quan hành chính nhà nước hoặc người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính nhà nước;
- Là quyết định được áp dụng một lần đối với một hoặc một số đối tượng cụ thể. Chẳng hạn như, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ra quyết định phá dỡ hàng quán lấn chiếm vỉa hè dành cho người đi bộ của một số gia đình làm ảnh hưởng đến trật tự an toàn giao thông…Nếu không đồng ý với quyết định này thì người bị xử lý có quyền khiếu nại đến cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền.
Như vậy, các quy định được áp dụng nhiều lần mà đối tượng không được xác định (đó là các văn bản pháp quy); các quyết định không phải là của cơ quan hành chính nhà nước (Toà án, kiểm sát) thì không phải là quyết định hành chính theo quy định của Luật khiếu nại, tố cáo. Ngoài ra quyết định hành chính trong hoạt động quản lý, điều hành của cấp trên đối với cấp dưới cũng không được khiếu nại và giải quyết khiếu nại theo tinh thần của Luật khiếu nại, tố cáo.
Cũng theo quy định tại khoản 11, Điều 2 của Luật khiếu nại, tố cáo thì: "Hành vi hành chính là hành vi của cơ quan hành chính nhà nước, của người cơ thẩm quyền trong cơ quan hành chính nhà nước khi thực hiện nhiệm vụ, công vụ theo quy định của pháp luật".
Khác với quyết định hành chính phải thể hiện bằng văn bản thì hành vi hành chính được biểu hiện bằng những hành động không đúng hoặc làm trái với các quy định của pháp luật, cũng có thể là việc không thực hiện công vụ mà theo quy định của pháp luật họ phải thực hiện.
